(in Unternehmen ohne Intranet)
Oft kommt es vor, daß eine Datei an einem Arbeitsplatz mit einer Software erstellt wird und auch einmal an einem anderen Arbeitsplatz bearbeitet oder angezeigt werden soll. Ist an diesem zweiten Arbeitsplatz aber nicht auch dieselbe Software vorhanden, ist es meist nicht möglich, die Daten auch anzuzeigen. Wird z.B. an einem Apple Macintish mit einer Textverarbeitung ein Dokument erstellt, dürfte es Schwierigkeiten geben, dieses an einem Windows PC mit Winword 6 anzuzeigen.
Zu den meisten Dateiformate existieren spezialisierte Applikationen, um die Daten anzuzeigen. So existiert z.B. für eine Datenbank eine eigene Datenbankoberfläche (womöglich für jede Datenbank eine eigene), für mit der Textverarbeitung erstellte Dokumente wird das Textverarbeitungsprogramm benötigt.
All diese Applikationen müssen einzeln eingekauft werden und benötigen i.d.R. alle eine Einarbeitungszeit, damit der Benutzer sie auch bedienen kann - dies beides kostet das Unternehmen Geld.
Viele der im Unternehmen in Datenbanken vorhandenen Daten werden nur periodisch in Form von gedruckten Berichten verteilt. Dazu zählen Umsatzstatistiken, Gehaltslisten genauso wie eine Telefonliste. I.d.R. kann hierbei nicht oder nur mit größerem Aufwand auf aktuelle Daten zugegriffen werden. So wird die angesprochene Telefonliste sicherlich nur alle paar Monate neu aufgelegt und an alle Mitarbeiter verteilt (der Druck kostet schließlich Geld), eine neue Telefonnummer kann man bis dahin vielleicht über die Telefonzentrale erhalten.
Weiterhin wird es vorkommen, daß Daten von einem Datenformat in ein anderes kopiert werden, um auch einer anderen Applikation die Arbeit damit zu ermöglichen. Wird z.B. einmal in der Woche die Kundenliste eines Unternehmens von einer AS400-Datenbank in eine MS-Access Datenbank kopiert, um einem Windows-basierenden Supportsystem Zugriff auf die Kunden zu geben, so hat dieses Supportsystem nicht Zugriff auf die neuesten in der AS400 eingetragenen Kunden.
Werden in einem Netzwerk über einen Fileserver Daten zur Verfügung gestellt, so ergibt sich für den Benutzer die Schwierigkeit, den Standort der gesuchten Datei zu ermitteln. Erst wenn er den Dateinamen inklusive Pfad (und korrektem Laufwerk) ermittelt hat, kann der Benutzer auf die Datei zugreifen und diese mit einer (ihm hoffentlich bekannten und verfügbaren) Applikation ansehen oder anderweitig verwenden. Dabei kann der Benutzer nur hoffen, daß er z.B. durch sprechende Namen bei der Vergabe von Verzeichnissen und Dateinamen oder eine Textdatei, die Auskunft zum Verzeichnisinhalt gibt, die Daten überhaupt findet.
1. Applikationen werden redundant gehalten
In den Unternehmen befinden sich heute an vielen Arbeitsplätzen PCs. Auf jedem dieser PCs befindet sich ein Betriebssystem, oftmals eine Textverarbeitung, vielleicht Kalklations- und/oder Präsentationsprogramm usw. . Diese Software wird auf jedem PC neu (redundant) auf der Festplatte installiert.
Während aber heute Festplatten relativ preiswert geworden sind, weshalb sich durch den benötigten Festplattenplatz alleine kein großer wirtschaftlicher Schaden ergibt, liegt eine Problematik darin, daß die Software oftmals in verschiedenen Versionen auf den Rechnern vorliegt, da bei einem Update der Software die neu auszustattenden Rechner mit der neuesten Version installiert werden, aber eventuell alte Rechner nicht in den Genuß des Updates kommen. Soll dies aber doch geschehen, so muß die Software auf allen bisherigen PCs neu installiert werden. Abhilfe soll hier geschaffen werden durch Einsatz von Network Computern.
2. Datenbestände werden redundant gehalten
Genauso wie die Applikationen werden auch die von diesen benötigten Daten auf den Rechnern im Unternehmen oft redundant gespeichert. So werden einige Dokumente auf andere Rechner kopiert, um sie auch dort zur Verfügung zu haben oder Datenbanken werden von einem Format in ein anderes kopiert, um mit anderen Applikationen zu arbeiten (z.B. eine Datenbank von einer AS 400 in das MS Access-Format, um mit einem Teil der Daten auch vom PC aus zu arbeiten).