Web Browser sollen im Intranet als universelle Clients fungieren. Sie bieten eine plattformübergreifend einheitliche Anwendungsumgebung mit grafischer, intuitiver Benutzeroberfläche. Dies bietet für das Unternehmen kürzere Einarbeitungszeiten der Anwender, da diese sich nur noch mit einer Bedienoberfläche auskennen müssen. Dies spart dem Unternehmen Aufwendungen für Schulungen.
Vom Browser aus kann nicht nur auf HTML-Text zugegriffen werden, sondern auf verschiedene Dateitypen (Text-, Grafik, Video- und Audiodateien) und auch auf Datenbanken. Hier bietet sich eine Vereinheitlichung der im Unternehmen vorhandenen Daten an. Wenn z.B. alle Texte nur noch im HTML-Format erstellt werden, ist der Zugriff darauf dann von jedem Rechner aus möglich, gleichgültig, ob es sich dabei um einen Windows-PC, einen UNIX-Rechner usw. handelt.
Außerdem sind Browser wie der Netscape Navigator auch über PlugIns erweiterbar, um auch auf schon vorhandene andere Formate zugreifen zu können. Ist für ein bestimmtes Format kein PlugIn vorhanden, so kann vom Browser aus auch eine mit dem Dateityp verknüpfte Applikation gestartet werden.
Durch die Verwendung standardisierter Protokolle aus dem Internet, die mittlerweile für verschiedenste Plattformen (für MS Windows, IBM OS/2, Apple Macintosh, fast alle UNIX-Varianten und weitere) existieren, ist es möglich, die meist im Unternehmen existierenden verschiedenen Plattformen in einem heterogenen Netz zu vereinigen. Auch auf Daten auf Großrechnern kann somit über das Intranet zugegriffen werden. Hierzu bieten die Datenbanken üblicherweise eine Schnittstelle an.
Außerdem bietet sich durch die offenen Standards die Möglichkeit aus einer größeren Auswahl von Produkten zu wählen.
Wie kam die Idee des NCs auf ?
Laut einer Studie der Gartner Group belaufen sich die Administrationskosten für einen Desktop PC pro Jahr auf etwa 6000 $ (in der im Anhang angegebenen Literatur finden sich teilweise andere Beträge). Diese Kosten entstehen durch Installation, Bedienung und Updates. Im Gegensatz dazu sollen laut Sun Microsystems die Kosten für eine Javastation pro Jahr bei ungefähr 2500 $ liegen. Auch alle anderen vorgestellten Versionen eines (wie auch immer gearteten) Network Computers oder Netz PCs sollen diese Administrationskosten senken.
Ein Network Computer ist ein preiswerter Rechner, der eine grafische Oberfläche unterstützt und bei dem alle Software von einem Server geladen wird. Er enthält eine eigene CPU, Speicher, eine Netzwerkanbindung und hat die Möglichkeit über das Netzwerk zu booten. Da weder Applikationen noch deren Daten auf dem Netz PC gespeichert werden sollen, ist eine Festplatte nicht vorgesehen (ein Einsatz von Festplatten zur Abspeicherung des Rechnerzustandes beim Herunterfahren des NCs - ähnlich wie bei Laptops - wäre allerdings denkbar).
Dadurch, daß sämtliche Software vom Server geladen wird und Updates der Software nur dort vorgenommen werden müssen, sollen einerseits die Kosten für Updates der Software gesenkt werden und andererseits gewährleistet werden, daß auf jedem Rechner die Software in derselben Version zur Verfügung steht. Für den Benutzer steht ein Update dann zur Verfügung, wenn er den Rechner das nächste mal aktiviert.
Damit sämtliche Software für den NC vom Server geladen werden kann, sollte der NC 'Java fähig' sein d.h. eine Java-Virtual-Machine besitzen, entweder über einen Browser, das Betriebssystem oder den Prozessor. Ist dies nicht der Fall, bindet man sich bei der Hardware an eine Plattform (z.B. Intel-PCs mit Windows) und gibt den gewonnenen Vorteil der Plattformunabhängigkeit gleich wieder auf.
Da sowohl die Konfiguration des Arbeitsplatzes und auch sämtliche erstellte Daten des Benutzers auf dem Server gespeichert werden, kann von jedem Rechner des Netzwerkes aus mit der persönlichen Arbeitsumgebung gearbeitet werden.
Durch Hyperlinks in Dokumenten können die Informationen eines Unternehmens hierarchisch und/oder thematisch gegliedert werden. Mit Querverbindungen können die Informationen überall sichtbar gemacht werden, wo es Sinn macht.
Programme und ihre Daten werden nur noch an einem Ort gespeichert: Auf dem Server. Im Idealfall werden die Applikationen vom Server auf den Netz PC geladen und sind nicht lokal auf der Festplatte des Rechners vorhanden.
Außerdem wird es möglich, bisher kalendarisch vorgenommene Aktualisierungen von Daten z.B. eines Telefonverzeichnisses des Unternehmens nicht mehr nur z.B. einmal im Quartal vorzunehmen (wegen des damit verbundenen Aufwandes und der entsprechenden Kosten) und dann an alle betreffenden Personen zu verteilen, sondern dann, wenn ein bestimmtes Ereignis dies notwendig macht - in o.g. Beispiel u.a bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters mit neuer Telefonnummer. Dies geschieht ganz einfach durch Einfügen, Ändern oder Löschen der Daten in dem betreffenden HTML-Dokument bzw. der Datenbank, deren Daten angezeigt werden.
Da der zentrale Ausdruck und Versand von Berichten z.B. Umsatzstatistik, Kundenstatistik entfällt und die frühreren Adressaten dieser Berichte diese jetzt Online im Browser betrachten können, sinken die Kosten für den Ausdruck und/oder die Vervielfältigung dieser Berichte.
Dies bedeutet noch lange nicht, daß nun das papierlose Büro automatisch mit einem Intranet verwirklicht werden kann. Es wird immer noch viele Personen geben, die sich ihre Daten in den Browser holen und dort ausdrucken, um sie später, wenn sie keinen Zugriff auf die Daten haben (im Liegestuhl im Garten) auch noch ansehen zu können. Außerdem wird es vielleicht noch einige Berichte geben, die weiterhin ausgedruckt und versandt werden.
Email bietet gegenüber einer firmeninternen Hauspost den Vorteil, daß die versendeten Nachrichten praktisch sofort und nicht erst Stunden später beim Empfänger ankommen. Wie die "normale" Post auch, bietet elektronische Post den Vorteil, daß Nachrichten auf ihren Empfänger warten, während man beim Telefon darauf angewiesen ist, den Adressaten auch am Telefon zu erreichen. Allerdings sind nicht alle Nachrichten einfach per Email zu versenden. So wird man einen Zeitschriftenartikel, den man einem Kollegen zukommen lassen möchte, wohl eher kopieren und in die Hauspost einstecken als ihn einzutippen und per Email zu versenden (ein Scanner dürfte wohl eher selten für solche Zwecke zur Verfügung stehen).
Newsgruppen bieten den Mitarbeitern im Unternehmen den Zugriff auf aktuelle Informationen. Z.B. könnte man eine Newsgroup "Neu auf dem Server" einrichten, unter der die Information erhältlich ist, welche Software neuerdings auf dem Sever installiert wurde oder welche Daten dort jetzt erhältlich sind. Oder auch eine Newsgroup "Produktideen", in der die Mitarbeiter ganz neue Produkte oder Features für bestehende Produkte vorschlagen können.